Google Kalender fraværsvarsel lar deg vise din tilgjengelighet eller utilgjengelighet, alt ettersom. Du kan enkelt fortelle folk at du ikke er på kontoret og hvor lenge du kan være borte. Når du bruker denne funksjonen, avviser Google Kalender møter automatisk til du kommer tilbake.
Bruk av Google Kalender ikke til stede-funksjonen
Når du trenger å gå ut av kontoret ditt, er det rimelig å informere de som måtte trenge å kontakte deg. Dette kan være kunder eller kolleger. Ved å bruke Google Kalender fraværende-funksjonen kan du enkelt gjøre dette.
Oppsett på datamaskin
Ved hjelp av en datamaskin kan du enkelt sette opp Google Kalender fraværende. Tips: Chrome lar deg få tilgang til alle Google-appene dine på den nye fanen eller vindusiden.
- Åpne Google Kalender.
- Velg 'Opprett'.
- Velg 'Ikke på kontoret.'
- Skriv inn datoene for arrangementet. Du står fritt til å legge til en bestemt periode også.
- Avvisningsinnstillinger kan endres, og du kan legge til en avvisningsmelding.
- Velg 'Lagre'.
Oppsett på Android og iOS
Denne Google Kalender-funksjonen kan også enkelt settes opp ved hjelp av Android- og iOS-enheter. Du kan jobbe med det uansett hvor du er.
- Åpne Google Kalender.
- Trykk på 'Opprett' nederst, vist med et plusstegn.
- Trykk på «Ikke av kontoret».
- Velg datoene du planlegger å være fraværende. Hvis du vil, kan du spesifisere klokkeslettet også.
- Trykk på lagre
Denne funksjonen lar deg planlegge ikke-tilstedeværende hendelser som gjentas utover valgt tid og dag. Ved å legge til fravær i Google-kalenderen din som en hendelse, vil kalenderen avslå eventuelle arrangementsinvitasjoner som overlapper med den tiden. Denne metoden som ikke er på kontoret lar deg koble fra og slutte å motta møteforespørsler.
Merk: Denne funksjonen er tilgjengelig for Google Workspace via skole eller jobb. Det fungerer ikke med personlige kontoer.
Konfigurere Google Kalender ikke på kontoret for arbeidstid
Google Kalender lar deg tilpasse planleggingen av arbeidstiden din. Tidligere måtte du sette arbeidstiden for en enkelt periode og deretter gjenskape den for andre dager i uken. Google Kalender lar deg tilpasse arbeidstiden for hver dag i uken. Kalendere kan også deles.
Når du angir arbeidstiden din, og noen prøver å planlegge et møte utenom disse tidene, vil et automatisk varsel bli sendt ut som informerer dem om at du ikke er tilgjengelig.
Internett-sikkerhetsinnstillingene antyder at en eller flere filer kan være skadelige
En annen nyttig funksjon er Google Kalenders evne til å bestemme arbeidstiden automatisk. Dette er basert på planleggingshistorikken din. Hvis forslagene ikke er presise, kan de endres.
Når du setter opp kontortider, spiller ikke tidssoner noen rolle. I stedet utleder Google automatisk tidssonene. Dette eliminerer enhver mulig forvirring.
Sette opp automatisk svar når du ikke er på kontoret
Noen mennesker kaller også et fraværsvarsel for et feriesvar, og det er lurt å legge til et når du skal reise bort. Det er relativt enkelt å sette opp Gmail-kontoen din for automatiske svar.
Oppsett på datamaskin
Å sette opp et automatisk svar på datamaskinen din innebærer noen få trinn. Men hvis du gjør det riktig, får du det ønskede resultatet.
hvordan du kan fortelle om telefonen din er rotfestet
- Åpne Gmail.
- Velg tannhjulikonet øverst for å åpne innstillingene.
- Velg 'Se alle innstillinger.'
- Rull ned til «Feriesvar».
- Klikk 'Feriesvar på.'
- Skriv inn en datoperiode, en emnelinje og meldingen din.
- Hvis du vil at feriesvaret bare skal ses av kontaktene dine, merk av i boksen under meldingen.
- Velg 'Lagre endringer'.
Sette opp en feriesvar på Android og iOS
Mange maler på nettet kan brukes til å skrive en god autosvarmelding. Det må være profesjonelt, men likevel vennlig.
- Åpne Gmail.
- Viktig merknad: Dette trinnet fungerer ikke på den forhåndsinstallerte e-postappen på Apple-enheter.
- Trykk på hamburgermenyen til venstre.
- Rull ned og trykk på «Innstillinger».
- Velg kontoen du vil konfigurere automatiske svar for.
- Velg «Feriesvar».
- Vri bryteren for å aktivere responderen.
- Skriv inn en datoperiode, emnelinje og meldingen din
- Trykk på 'Ferdig' på Android eller 'Lagre' på iOS.
Ting å merke seg når du bruker autosvar
Å vite mer om denne funksjonen og hvordan den fungerer øker opplevelsen din. Noen av tingene du bør huske om feriesvar på Gmail inkluderer:
- Automatiske svar er effektive fra midnatt når du planlegger en ikke-på-kontor-hendelse til 11:59 på den planlagte siste dagen. Dette kan endres før denne tiden utløper.
- Hvis du mottar en spam-melding, får den ikke autosvar. Dette er også tilfellet for meldinger mottatt som en del av e-postlister.
- Hvis Google Workspace-kontoen du bruker er organisatorisk, kan du sette opp ting slik at bare de i organisasjonen vil motta et autosvar.
- Hvis du blir kontaktet av én person flere ganger i løpet av den perioden, er det en sannsynlighet for at autosvaret sendes ut først etter den første e-posten. Det er imidlertid noen unntak her:
- Hvis samme person kontakter deg fire dager etter den første e-posten og du fortsatt ikke er tilgjengelig.
- Hvis du justerer autosvaret og samme person sender en ny e-post.
Gode fremgangsmåter knyttet til ikke-tilstedeværende meldinger
Det er viktig å lage en ikke-tilstedeværende melding som leser profesjonelt. Det må også være positivt. En god melding bør inneholde følgende:
- Datoene når du planlegger å være borte og når du har tenkt å returnere. Når du setter opp kontortiden din, må du være spesifikk på tidspunkter og dager du er tilgjengelig.
- Et estimat på hvor lang tid det vil ta å gi et svar. Alternativt kan du gjøre kalenderen synlig for alle eller dele den slik at alle kan fortelle når du vil være eller er tilgjengelig.
- Hva mottakeren bør gjøre i nødstilfeller. Dette bør inkludere et kontaktnummer til noen de kan nå i stedet.
- Meldinger bør ha en viss personlighet. Selv om du kan lage et humoristisk, smart og snerten budskap, er det lurt å holde det profesjonelt og konsist i mange tilfeller.
- Husk å bruke andre systemer som Gmail for å notere fraværet ditt også.
Når ferien er over eller du kommer tilbake til kontoret ditt, bør du lette tilbake på jobb ved å gjøre flere ting. Disse inkluderer:
- Slå av alle fraværsmeldinger. Google håndterer dette automatisk. Du kan likevel motsjekke for å være sikker. I tillegg kan du manuelt slå av meldingene hvis du kommer tilbake tidligere enn forventet.
- Se på kalenderen din for å se avtaler og oppgaver som er satt for den dagen. Dette gir deg en sjanse til å gjøre deg klar.
- Etter å ha sjekket avtaler og oppgaver, ordne dem i henhold til prioritet. Start med de viktige oppgavene først og la andre følge etter.
- Prøv å ta ting med ro. Det kan ta litt tid å få med seg alt mens du var borte. Å jobbe gjennom det med et klart hode og en plan gjør at du lettere kan ta igjen.
- Hold deg til tidsplaner: Etter at en tidsplan er satt, hold deg til den. Dette gir dine kunder, familie og kolleger tillit til at de kan nå deg.
Omfavn automatisering og dra nytte av Google Kalender-funksjoner
Google Kalenders fraværsfunksjon eliminerer noe av usikkerheten knyttet til å kansellere avtaler og engasjementer manuelt. Ved å dra nytte av denne funksjonen kan du nyte tiden din borte uten å bekymre deg for at viktige meldinger ikke får svar mens du er frakoblet. Ikke-på-kontoret-funksjonen lar dem vite når du skal være borte, og eventuelle invitasjoner til møter osv. blir automatisk avvist.
Har du prøvd Google Kalender fravær-funksjonen? Hvor godt fungerte det? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
