Hvordan dele med eksterne brukere i SharePoint

I to tiår har SharePoint vært det beste samarbeidssystemet for selskaper over hele verden. Plattformens svært avanserte funksjoner skaper et trygt miljø for informasjonsutveksling, dataregistrering og dokumentdeling.

En slik funksjon lar deg åpne en SharePoint-fil, selv om du ikke er en vanlig bruker. I denne artikkelen vil vi dekke det grunnleggende om ekstern deling - fra hvordan du deler med eksterne brukere til hvilken type filer du kan inkludere.

Del dokumenter ved hjelp av SharePoint

SharePoint lar deg både lagre og dele filer ved å bruke din valgte nettleser. Den er kompatibel med nesten alle søkemotorer og enheter. Du kan også synkronisere den med andre skylagringstjenester, som f.eks OneDrive .

Plattformen er godt egnet for deling av alle typer filformater. Grensesnittet er relativt enkelt å lese, så prosessen er ganske enkel. Slik deler du dokumenter ved hjelp av SharePoint:

Åpne nettleseren og gå til office.com/signin . Logg på med Microsoft-kontoen din med e-post, telefonnummer eller Skype-profil. Hvis du ikke er registrert, klikk på lenken nedenfor for å opprette en konto.
Bla gjennom filene dine. Marker de du vil dele. SharePoint lar deg også velge hele mapper. Klikk på Del-knappen øverst til venstre.
Klikk på nedoverpilen for å åpne en rullegardinmeny. Velg ett av alternativene for koblingsdeling.
For å gi tilgang til alle med linken, velg Alle.
For å dele filen med kollegene dine, velg Personer i .
Hvis du bare vil dele med bestemte personer, skriv inn navnene deres i det aktuelle feltet.
Hvis du vil legge til noen ytterligere instruksjoner, kan du skrive en melding.
Når du er ferdig, klikker du på Bruk.

En raskere måte å gjøre det på er å lage en lenke som fører til en bestemt fil. Du kan deretter legge ved URL-en til en tekstmelding eller kopiere den til et annet nettsted. Personen som mottar lenken vil også kunne dele den med andre. Slik gjør du det:

beste pokemon for å slå på pokemon go

Logg inn på kontoen din på office.com/signin .
Klikk på Kopier lenke-fanen i SharePoint.
Velg et delingsalternativ fra rullegardinmenyen. Klikk på Bruk for å opprette koblingen.
Bruk CTRL +C og CTRL + V hurtigtastene når du vil kopiere/lime inn lenken. Du kan også gjøre det ved å høyreklikke på URL-en og velge alternativene fra rullegardinlisten.

Del et nettsted ved hjelp av SharePoint

SharePoint begrenser deg ikke til å dele filer og mapper. Du kan også dele hele nettstedet med både eksterne brukere og medlemmer av katalogen din. Slik gjør du det:

Logg på SharePoint-kontoen din.
Klikk på Del nettsted-knappen.
Et nytt vindu åpnes. Skriv inn navnet på personen eller gruppen du vil legge til på nettstedet. Du kan også dele siden med hele organisasjonen. Bare skriv alle unntatt eksterne brukere i dialogboksen.
Still inn ønsket tillatelsesnivå. Du kan la folk se, redigere eller fullstendig administrere nettstedet.
Hvis du vil, kan du legge ved en melding som inneholder tilleggsinformasjon eller instruksjoner.
Klikk på Del når du er ferdig.

Del hva som helst ved hjelp av SharePoint Teams

Med SharePoint Team kan du og dine medarbeidere sømløst utveksle dokumenter, mediefiler og applikasjoner jevnlig. Portalen er ment å øke produktiviteten og optimere prosjektsamarbeidet.

Som teammedlem kan du få tilgang til alle lenkene til relevante kataloger, filer og nettsteder på portalens hjemmeside. Du kan også bruke aktivitetsfeeden til å holde styr på interaksjoner på nettstedet.

SharePoint Team har en Filer-fane med et bredt spekter av funksjoner. Ethvert medlem kan bruke disse funksjonene til å redigere delte filer og tilpasse portalen. Her er en liste over alternativer:

Få tilgang til tilleggsfunksjoner i delen Ny fil.
Synkroniser filene til den tilsvarende lokale stasjonen.
Endre visningen for å gjøre portalgrensesnittet mer organisert. Flere alternativer er tilgjengelige, inkludert listevisning, flisvisning og kompaktvisning.
Lukk ut skadelig programvare eller søppelfiler eller rapporter mistenkelige filer.
Last opp og sjekk inn filer.
Sjekk ut og last ned filer.
Omorganiser filrekkefølgen.

Administrer SharePoint-gjestedelingsinnstillinger

Hvis du er en global eller SharePoint-administrator, har du autoritet til å tilpasse delingsinnstillingene for hele organisasjonen. Det betyr at du kan bestemme graden av deltakelse for gjestebrukere på SharePoint-serveren. Det er flere delingskonfigurasjoner du kan velge mellom, avhengig av dine behov. Slik administrerer du innstillinger for gjestedeling:

Åpne nettleseren og logg på administratorkontoen din.
Åpne Ekstern deling-fanen.
Velg ønsket delingsnivå for organisasjonen din. Vanligvis er standardinnstillingen Alle.

Ulike delingsinnstillinger innebærer ulike tilgangsnivåer. Sørg for å velge et som tilsvarer typen dokument du deler. Her er en rask oversikt over hver delingskonfigurasjon:

Hvem som helst. Denne innstillingen lar brukere dele koblinger som ikke krever noen godkjenning. Det betyr at de kan sende det til både eksisterende gjester og nye. Som administrator kan du angi en utløpsdato for hver lenke.
Nye pluss eksisterende gjester. Med denne innstillingen må gjester logge på med Microsoft-kontoen sin for å få tilgang til koblingen. De kan også bruke skolens eller bedriftens bruker-ID. Det er fordi disse typene lenker krever identitetsbekreftelseskoder.
Kun eksisterende gjester. På denne måten vil du kunne dele filer med gjester fra katalogen din. Dette inkluderer alle som har godtatt invitasjonene dine tidligere. Det refererer også til gjester du har lagt til manuelt via Azure B2B eller lignende samarbeidsfunksjoner.
Kun medlemmer av organisasjonen din. Hvis du vil hindre eksterne brukere fra å få tilgang til katalogen din, velg denne innstillingen. Den deaktiverer den eksterne delingsfunksjonen og beholder alle filene i organisasjonen din.

Hvis du deaktiverer ekstern deling og deretter slår den på igjen, kan gjester som tidligere har fått tilgang fortsatt bli med på serveren. Hvis du ikke vil at gjester skal få tilbake tilgang til bestemte nettsteder, må du slå av innstillingen for disse nettstedene individuelt.

Vanlige spørsmål om SharePoint-gjestedeling

Hvordan slår jeg ekstern deling på og av når jeg trenger det?

Filene du lagrer på SharePoint-serveren er tilgjengelige for alle med nettstedstillatelse. Det kan imidlertid være lurt å dele visse filer med folk som ikke bruker SharePoint regelmessig. Det er her den eksterne delingsfunksjonen kommer inn.

For å aktivere innstillingen må du være SharePoint-administrator i Microsoft 365. Områdeadministratorer har ikke autoritet til å aktivere eller deaktivere ekstern deling. Slik gjør du det:

1. Logg på nettsiden for SharePoint-administrasjonssenteret.

2. Naviger til kolonnen på venstre side. Velg et nettsted fra listen.

3. Klikk på sirkelen ved siden av delingsalternativet du vil aktivere.

De tilgjengelige alternativene bestemmes på selskapsnivå. Hvis du deaktiverer ekstern deling på et bestemt nettsted, vil lenker du har delt på det ikke lenger fungere.

Hva kan gjester gjøre med mine delte dokumenter?

Når du deler en lenke, kan du bestemme om personen som åpner den kan gjøre endringer i filen. Hvis du merker av for Tillat redigeringer, er dette hva andre brukere kan gjøre etter å ha mottatt koblingen:

• Både last opp og last ned filer og mapper til serveren.

• Opprett nye mapper og last opp nye filer.

• Fjern filer fra SharePoint-serveren.

• Rediger eksisterende elementer og mapper.

• Overfør filer fra en mappe til en annen.

• Endre navn og format på en bestemt fil.

• Del fillenkene med andre.

Selv med aktivert redigering, er enkelte ting fortsatt forbudt. Her er hva mottakeren ikke kan gjøre:

• Rediger eller gi nytt navn til en rotkatalog. Dette gjelder andre mapper med høyt hierarki.

• Åpne andre mapper fra SharePoint-serveren. De kan bare se og redigere de du har delt.

• Få tilgang til alt annet på SharePoint-nettstedet ditt uten tillatelse.

Det er også tre delingsinnstillinger tilgjengelig for gjestebrukere i katalogen din. Du kan velge ett av følgende alternativer:

• Hvem som helst (lenken kan nås uten bekreftelse).

• Nye gjester (lenken krever at gjesten bekrefter identiteten sin). Eksisterende gjester kan også få tilgang til disse koblingene etter at de har logget på med en Microsoft-konto.

• Kun eksisterende gjester (delingen er begrenset til gjester som allerede er inkludert i katalogen din).

• Kun medlemmer av organisasjonen din (ingen eksterne gjester har tilgang til lenken).

Hva kan jeg dele med Microsoft SharePoint?

SharePoint støtter alle typer filformater. Du kan stort sett laste opp hva som helst til katalogen din uten problemer.

De eldre versjonene har imidlertid problemer med bestemte filtyper. For eksempel er følgende utvidelser fullstendig blokkert fra 2016-serveren:

• .asmx

• .svc

• .såpe

• .json

• .xamlx

Heldigvis har den nåværende serveren ingen slik begrensning. Per nå er det ingen formater og utvidelser som er utestengt fra SharePoint.

Deling er omsorg

SharePoint bringer orden på den nettbaserte arbeidsplassen. Systemets avanserte funksjoner lar deg dele både filer og hele nettsteder med bare noen få enkle trinn.

Det er en foretrukket delingsinnstilling for hver situasjon og lenketype. Globale og SharePoint-administratorer kan til og med aktivere ekstern deling og administrere gjesteinnstillingene for hele organisasjonen.

Bruker du og dine medarbeidere SharePoint for å utveksle filer? Er det et annet samarbeidssystem du foretrekker? Kommenter nedenfor og del tankene dine om den eksterne delingsfunksjonen.