Hvordan sette en bortemelding i Skype

De forskjellige fargede statusene i Skype for Business forteller kontaktene dine når du er borte fra kontoret, og tilgjengelighetsnivået ditt. Hvis du trenger å vite hvordan du gjør dette, viser vi deg i denne artikkelen.

Først tar vi deg gjennom å sette en fraværende med automatiske svar i Windows 10; deretter hvordan du inkluderer mer informasjon ved å angi tilgjengeligheten din i Skype. I tillegg, siden Mac-versjonen av Skype for Business for øyeblikket ikke får Outlook-kalenderinformasjon, viser vi deg fremgangsmåten for en løsning.

Alternativ 1: Synkroniser MS Outlook til Skype for Business (lilla prikk med automatiske svar)

Sett opp en fravær med automatisk svar i Windows

Før du setter opp fraværet ditt med automatiske svar, må du sjekke hvilken type Outlook-konto du har, siden dette vil avhenge av trinnene du må følge:

1. I Outlook klikker du på Fil > Kontoinnstillinger.
   
2. Velg Kontoinnstillinger og sjekk deretter Type-kolonnen:
   
   • Hvis du bruker en jobb-e-post, vil kontoen din være Microsoft Exchange.
     
   • Hvis det er en personlig e-post som Gmail, vil kontoen din være IMAP eller POP3.

Slik konfigurerer du et automatisk fraværssvar for en Microsoft Exchange-konto:

1. Start Outlook og velg Fil > Automatiske svar.
   
2. Fra Automatiske svar-boksen klikker du på Send automatiske svar.
   
   • Du kan angi en datoperiode for de automatiske svarene dine som stopper ved slutttidspunktet. ellers må du slå den av manuelt.
     
   • Bruk alternativet Regler og varsler for å sette opp fraværet ditt hvis alternativet Automatiske svar ikke er der.
3. Skriv inn svaret du ønsker å sende ut mens du er borte på Inside My Organization-fanen.
   
   • Alternativet for alle utenfor organisasjonen min vil sende ditt automatiske svar på hver e-post.
     
4. Klikk på OK for å lagre.
   

Slik oppretter du en fraværsmelding for IMAP- eller POP3-kontoen din:

1. Start Outlook og velg Fil for å vise alternativene for kontoinformasjon.
   
2. Velg Ny melding.
   
3. Fullfør emnet og svaret for malen din.
   
4. Klikk på Fil og deretter Lagre som.
   
5. Skriv inn navnet på malen i rullegardinmenyen Lagre som type; klikk deretter på Outlook-mal (*.oft).
   
6. Velg plasseringen og deretter Lagre.
   

Slik oppretter du fraværsregelen:

1. Klikk på Fil > Administrer regler og varsler.
   
2. Velg Ny regel i kategorien E-postregler i boksen Regler og varsler.
   
3. Velg Bruk regel på melding jeg mottar under Start fra en tom regel og deretter Neste.
   
4. La trinn 1 og 2-alternativene være uendret for å svare på alle meldingene dine og deretter Neste.
   
5. Klikk på Ja for å bekrefte regelen for alle meldinger.
   
6. Under trinn 1: Velg handling(er); klikk deretter på svar ved å bruke en bestemt mal.
   
7. Under trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, velg den uthevede teksten for en bestemt mal.
   
8. Velg Brukermaler i filsystemet fra alternativet Velg en svarmal i Søk inn.
   
9. Klikk på malen og deretter Åpne > Neste.
   
10. Legg til eventuelle nødvendige unntak og deretter Neste.
    
11. Kall nå regelen din for noe, f.eks. Ikke på kontoret.
12. Hvis du vil starte de automatiske svarene dine nå, lar du alternativet Slå på denne regelen være merket og deretter Fullfør, ellers fjerner du merket for alternativet til du er klar.
    

Merk : Mens du er borte, må du la Outlook kjøre for å sende de automatiske svarene.

Slik aktiverer du regelen:

1. Klikk på Fil > Administrer regler og varsler.
   
2. Finn regelen din fra e-postregler i regler og varsler, og merk av i boksen til venstre for den og Ok.
   

Til slutt, sett din tilstedeværelse til Aktiv i Skype:

hvor kan jeg skrive ut papir

Hver gang en av Skype-kontaktene dine ser deg, vil de se en liten lilla prikk ved siden av navnet ditt. Dette bekrefter at du er fraværende, men fortsatt tilgjengelig og klar til å snakke.

1. Logg på Skype og velg profilbildet ditt fra Chats.
   
2. Klikk på din nåværende status og velg deretter Aktiv.
   

Sett opp en fraværende og aktiv Skype-status på Mac

Merk : Skype for Business i Mac tilbyr for øyeblikket ikke tilstedeværelsesdetaljer basert på en Outlook-kalender. Som en løsning kan du sette statusen din til Aktiv med en fraværsstatusmelding:

1. Logg på Skype og klikk på bildet ditt.
2. Velg Tilgjengelig fra rullegardinpilen under navnet ditt.

Så for å legge til statusmeldingen din:

1. Klikk på bildet ditt og velg deretter Klikk for å legge til statusmelding.
2. Skriv inn en melding, f.eks. Jeg er frakoblet for øyeblikket …. – ….. Vennligst IM meg.
   • For å fjerne meldingen klikker du på den og trykker deretter på Slett.

Når kollegene dine slår deg opp i Skype-kontaktene deres, vil de se at du ikke er på kontoret og er tilgjengelig.

Alternativ 2: Synkroniser MS Outlook-kalender til Skype (lilla sirklet pil)

Sett opp en fravær med/uten automatisk svar i Windows

Før du setter opp fraværet, må du sjekke hvilken type Outlook-konto du har, siden dette vil avhenge av trinnene du må følge:

1. I Outlook klikker du på Fil > Kontoinnstillinger.
   
2. Velg Kontoinnstillinger og sjekk deretter Type-kolonnen:
   
   • Hvis du bruker en jobb-e-post, vil kontoen din være Microsoft Exchange.
     
   • Hvis det er en personlig e-post som Gmail, vil kontoen din være IMAP eller POP3.

Slik konfigurerer du et automatisk fraværssvar for en Microsoft Exchange-konto:

1. Start Outlook og velg Fil > Automatiske svar.
   
2. Fra Automatiske svar-boksen klikker du på Send automatiske svar.
   
   • Du kan angi en datoperiode for de automatiske svarene dine som stopper ved slutttidspunktet. ellers må du slå den av manuelt.
     
   • Bruk alternativet Regler og varsler for å sette opp fraværet ditt hvis alternativet Automatiske svar ikke er der.
3. Skriv inn svaret du ønsker å bli sendt ut mens du er borte på Inside My Organization-fanen. Du kan også la svaret stå tomt.
   
4. Alternativet for alle utenfor organisasjonen min vil sende ditt automatiske svar på hver e-post. Hvis du ønsker å la svaret stå tomt, anbefaler Outlook å velge Kun Mine kontakter.
   
5. Klikk på OK for å lagre.
   

Slik oppretter du en fraværsmelding for IMAP- eller POP3-kontoen din:

1. Start Outlook og velg Fil for å vise alternativene for kontoinformasjon.
   
2. Velg Ny melding.
   
3. Fullfør emnet og svaret for malen din.
   
4. Klikk på Fil og deretter Lagre som.
   
5. Skriv inn navnet på malen i rullegardinmenyen Lagre som type; klikk deretter på Outlook-mal (*.oft).
   
6. Velg plasseringen og deretter Lagre.
   

Slik oppretter du ikke-på-kontoret-instruksjonen:

1. Klikk på Fil > Administrer regler og varsler.
   
2. Velg Ny regel under alternativet E-postregler i boksen Regler og varsler.
   
3. Velg Bruk regel på melding jeg mottar under Start fra en tom regel og deretter Neste.
   
4. La trinn 1 og 2-alternativene være uendret for å svare på alle meldingene dine og deretter Neste.
   
5. Klikk på Ja for å bekrefte regelen for alle meldinger.
   
6. Under trinn 1: Velg handling(er); klikk deretter på svar ved å bruke en bestemt mal.
   
7. Under trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, velg den uthevede teksten for en bestemt mal.
   
8. Velg Brukermaler i filsystemet fra alternativet Velg en svarmal i Søk inn.
   
9. Klikk på malen og deretter Åpne > Neste.
   
10. Legg til eventuelle nødvendige unntak og deretter Neste.
    
11. Kall nå regelen din for noe, f.eks. Ikke på kontoret.
12. Hvis du vil at de automatiske svarene dine skal starte nå, la alternativet Slå på denne regelen være avmerket og deretter Fullfør eller fjern merket for alternativet når du er klar.
    

Merk : Mens du er borte, må du la Outlook være aktiv for å sende de automatiske svarene.

Slik aktiverer du regelen:

1. Klikk på Fil > Administrer regler og varsler.
   
2. Finn regelen din fra e-postregler i regler og varsler, merk av i boksen til venstre for den og deretter Ok.
   

Til slutt, sett din tilstedeværelse til Off Work i Skype:

Hver gang en av Skype-kontaktene dine ser deg opp, vil de se en liten, lilla, venstrepekende pil og prikk ved siden av navnet ditt. Dette bekrefter at du er fraværende og ikke på jobb; dermed inaktiv.

1. Logg på Skype og velg profilbildet ditt fra Chats.
   
2. Klikk på din nåværende status og velg Off Work.
   

Sett opp en Skype-status som ikke er til stede og ikke på jobb i Mac

Merk : Skype for Business i Mac tilbyr for øyeblikket ikke tilstedeværelsesdetaljer basert på en Outlook-kalender. Som en løsning kan du sette statusen din til Off Work med en fraværsstatusmelding:

1. Logg på Skype og klikk på bildet ditt.
2. Velg Off Work fra rullegardinpilen under navnet ditt.

Så for å legge til statusmeldingen din:

1. Klikk på bildet ditt og velg deretter Klikk for å legge til statusmelding.
2. Skriv inn en melding, f.eks. Jeg er frakoblet for øyeblikket …. og kommer tilbake....
   • For å fjerne meldingen klikker du på den og trykker deretter på Slett.

Når kollegene dine slår deg opp i Skype-kontaktene sine, vil de se at du ikke er på kontoret og ikke er tilgjengelig.

Vanlige spørsmål om Skype utenfor kontoret

Hvorfor vises min ikke-på-kontor Skype-status fortsatt?

Når alternativet Vis min fraværsinformasjon til kontakter er merket av i Verktøy, > Alternativer, > Personlig, vises ikke-tilstedestatus-statusen din selv når den er slått av i Outlook.

Hvis dette ikke er tilfelle, kan du prøve å kontakte Microsoft teknisk støtteteam for å få hjelp.

Kan jeg slå av Ikke-på-kontoret-status ved å bruke Skype i stedet for Outlook?

Skype bruker Outlook-kalenderinformasjonen din til å oppdatere statusen din; derfor må du slå av fraværet ditt via Outlook.

Viser din ikke-på-kontor-status i Skype

Skype for Business direktemeldingsverktøyet bruker Outlook-kalenderinformasjonen din til å informere Skype-kontaktene dine om statusen din. Dette er nyttig for kontaktene dine for å se på et øyeblikk om du ikke er på kontoret og er tilgjengelig eller ikke på kontoret og ikke er tilgjengelig.

Nå som vi har vist deg fremgangsmåten for dette, har vi lykkes med å konfigurere det – fungerte det som forventet? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.