Jeg ble stilt et spørsmål forleden da jeg viste noen hvordan jeg skulle bruke Gmail, og det var ikke første gang jeg hørte det. Spørsmålet var ‘Hvordan lager jeg kopier av utkast i Gmail slik at det ikke tar så lang tid å svare på kunder?’ Da jeg regelmessig prøver å svare på spørsmål her på TechJunkie, trodde jeg dette var en hovedkandidat.
Hva spørsmålet faktisk stilles handler mer om e-postmaler enn å lagre kopier av et utkast. Jeg viste noen hvordan jeg setter opp autosvar og etiketter for deres nye forretnings-e-post. De ønsket at noen e-poster for kjele skulle sendes til klienter for å holde dem i sløyfen uten å bli kjørt av admin hele dagen. Svaret er å lage e-postmaler.
hvordan lage en server for unturned
Du kan lage kopier av disse og beholde dem som utkast hvis du foretrekker det, men du kan gjøre mye mer med maler.
E-postmaler
E-postmaler er en frelsende nåde for alle eiere av små bedrifter eller de som finner seg å si de samme tingene i samme slags e-post. Jeg har brukt dem helt siden jeg startet mine egne virksomheter, og de har spart meg mange hundre timer gjennom årene.
E-postmaler kan også få deg til å se mer profesjonell ut. Du kan svare raskere, og et enkelt 'Takk for e-posten din, en av teamet vårt kontakter deg direkte innen 24 timer' kan få en kunde til å føle seg verdsatt. Med tanke på hvor enkelt det er å gjøre, anbefaler jeg sterkt å bruke dem.
Hvordan lager jeg e-postmaler i Gmail?
Gmail ringer maler Canned Responses, og du må aktivere funksjonen før du kan bruke dem. Når du er ferdig, kan du opprette så mange e-postmaler du vil.
- Åpne Gmail og logg på.
- Velg tannhjulmenyikonet øverst til venstre og velg Innstillinger.
- Velg Labs-fanen.
- Bytt hermetiserte svar (maler) til Aktiver.
- Velg Lagre endringer nederst på siden.
Nå er funksjonen aktivert, vi kan begynne å lage maler. Du gjør det fra innboksen i Gmail, så det er der vi går videre.
- Velg Skriv e-post fra innboksen din.
- Opprett e-postmeldingen du vil opprette som du normalt ville gjort.
- Velg den grå nedpilen nederst til høyre i e-postvinduet.
- Velg Hermetiserte svar og Ny hermetisk respons.
- Gi det et meningsfylt navn, og velg OK for å lagre.
Når du har lagret det hermetiske svaret ditt, kan du trygt slette utkastet.
Når du tegner din hermetiske respons, må du balansere det personlige preget med å være generisk nok til at du ikke fornærmer noen. Det betyr at enten å la ting som navn og datoer være ute av e-posten og erstatte det med tidsskalaer. Eller du kan legge til de personlige detaljene for hånd før du sender. Sistnevnte er å foretrekke ettersom personlig preg skaper et forhold du kan bygge videre på. Det er ikke alltid mulig, så du må bruke dommen din.
hvordan legge ut live bilder på instagram
Bruke e-postmalen din
Nå har du opprettet e-postmalen eller svaret på boks, det er på tide å bruke den. Når du får din første mulighet til å bruke malen, gjør du dette:
- Velg Svar fra e-posten du vil svare på.
- Velg den grå nedpilen nederst til høyre på skjermen.
- Velg Hermetiserte svar og velg svaret du opprettet.
- Legg til personlige data for å gjøre e-posten relevant.
- Sende.
Du kan gjøre det samme ved å bruke Compose og opprette en ny e-post, men jeg finner svarmetoden mye raskere.
hvordan du tar et skjermbilde på snapchat uten at den andre vet det
Bruke ditt hermetiske svar som en autosvarer på e-post
Ta e-postmalen et skritt videre, hva med å sette opp et hermetisk svar som autosvar på en innkommende e-post. Du må beholde det hermetiske svaret ditt, men det er en fin måte å erkjenne ordrer eller spørsmål og bygge et godt forhold til kunden din.
- Åpne Innstillinger i Gmail, og velg kategorien Filtre.
- Velg koblingen Opprett et nytt filter.
- Lag et kriterium for å utløse filteret. Dette vil sannsynligvis være unikt for deg, så velg noe som fungerer.
- Velg Opprett filter med dette søket nederst til høyre i vinduet.
- Velg Send hermetisk svar og svaret du vil bruke.
- Velg Opprett filter.
Nå når filterkriteriene er oppfylt, sender Gmail ditt hermetiske svar automatisk. Dette er ideelt for bekreftelser eller oppdateringer, og kan settes til å utløse på flere måter. Det er umulig for meg å liste dem alle her, men du vil gjenkjenne et mønster i e-postene dine som du kan bruke. For eksempel sender alle e-postmeldinger til e-postadressen din [[email protected]] eller hvilken som helst e-post som inneholder ordet 'Order'. Du får ideen.
