Microsoft Excel er den ideelle appen for håndtering av store datamengder. Du kan bruke den til å få utført mye arbeid på kort tid, så lenge du vet hvilke funksjoner du skal bruke. Men det kan være vanskelig å mestre fordi det er mange funksjoner og kommandoer å lære.
Feil skjer lett under dataregistrering, og du vil sannsynligvis trenge å bytte rad (eller kolonner) før eller senere. Heldigvis er dette en av de enkleste tingene du kan gjøre i Excel. Fortsett å lese for å lære hvordan du bytter to rader på to forskjellige måter. Du kan også bruke de samme metodene for å bytte kolonner.
Det imaginære problemet
For å illustrere disse metodene har vi opprettet en Excel-fil som later som om vi er en systemadministrasjonstjeneste som holder styr på aktive servere. Vi fylte ut noen rader for å gi deg en ide om hvordan ting fungerer. La oss late som informasjonen for datamaskin 7 og datamaskin 5 er blandet sammen og at du vil rette feilen.
Vær oppmerksom på at den første raden i vårt eksempel brukes til kategorimerker, så Computer 5 og dens data er plassert i rad 6, mens Computer 7 er i rad 8.
La oss gå videre til metodene.
Kopier og lim inn
Den første metoden brukes til mange forskjellige operasjoner i Excel. Det er greit og tar bare noen få sekunder å fullføre. Du kan bruke den til å bytte hele rader eller kolonner samtidig, i stedet for å bytte datacelle for celle.
Denne metoden krever bare at du kopierer informasjonen fra den ene raden og limer den inn i den andre. Men først må du opprette en tom rad og plassere dataene der.
Dette er nøyaktig hva du må gjøre hvis du vil bytte data tilknyttet Computer 5 og Computer 7:
- Sett inn en ny rad mellom datamaskiner 4 og 5. Gjør det ved å høyreklikke på rad 6 og velge Sett inn alternativet. Den tomme raden din blir rad 6.
- Legge til en ny rad flyttet Computer 7 fra rad 8 til rad 9. Finn denne raden og klipp ut informasjonen fra kolonnene B, C og D. Du kan velge cellene med musen eller med Shift-knappen, og deretter trykke Ctrl + X for å kutte.
- Klikk celle B6 i den nyopprettede rad 6 og trykk Ctrl + V. Dataene fra Computer 7 vil flytte til rad 6.
- Dataene for datamaskin 5 flyttet også en rad under, noe som betyr at du vil velge cellene B7, C7 og D7 for å få dataene til datamaskin 5. Trykk på Ctrl + X igjen.
- Velg den tomme cellen ved siden av datamaskin 7 (det vil si celle B9) og trykk Ctrl + V.
- Kopier celle A7 og lim den inn i den tomme cellen over (i vårt eksempel er dette merket Computer 5).
- Høyreklikk på den nå tomme raden 7 og velg Slett.
Du har nettopp flyttet innholdet fra en rad til en annen med noen få klikk. Du kan bruke den samme teknikken til å bytte data mellom kolonnene. Denne metoden er spesielt nyttig når du jobber med lange Excel-lister med hundrevis av rader og kolonner, fordi den lar deg bytte hver celle i raden din samtidig. For å velge en hel rad i Excel, trykk Skift + Mellomrom.
Bytte tilstøtende rader eller kolonner
Det er mye enklere å bytte data mellom tilstøtende rader fordi du slett ikke trenger å opprette en ny rad. Excel lar deg bytte data mellom to kolonner eller rader på sekunder ved å holde Skift på tastaturet. Dette er hva du må gjøre:
windows 8.1 ren støvel
- Velg dataene du vil bytte.
- Trykk og hold nede Skift-tasten på tastaturet.
- Hold musen over grensen mellom de to tilstøtende radene til den blir til et krysspilikon.
- Klikk og hold nede musen og Shift til du ser en grå linje vises under raden du vil bytte data med.
- Slipp museknappen, og dataene bytter plass. Du kan bruke samme metode for å bytte mellom kolonner.
Veien til å bli en Excel Pro
Hvis jobben din krever at du jobber i Excel, må du lære forskjellige måter å gjøre datahåndteringsoppgaver raskere og enklere. Dette kan virke skremmende, men du kan finne opplæringsprogrammer på YouTube som vil lære deg hvordan du gjør omtrent hva du vil.
Ikke gi opp
Å lære hvordan du bruker Excel i sin fulle grad kan gjøre deg uerstattelig på arbeidsplassen din. Å bytte data mellom rader og kolonner er bare det første trinnet, men det er helt sikkert viktig.
Bruker du Excel ofte? Hva er favoritt tipsene du vil dele med andre? Fortell oss hvordan vi kan forbedre våre Excel-ferdigheter i kommentarfeltet nedenfor.
