Administrering av dokumenter er en av de viktigste tingene i SharePoint. I virksomheten er dokumenter ofte i utvikling. De kan starte på OneDrive for Business og havne på organisasjonens teamside. Dokumenter endrer ofte plasseringer, slik at det er viktig å vite hva som helst å flytte dokumenter i SharePoint.
hvordan spille hayday på pc
Flere måter å gjøre det på
Alle som har jobbet i SharePoint vet at det er mange måter å få gjort en bestemt oppgave. Flytte dokumenter er ikke noe unntak. Enten du ender opp med å bruke File Explorer eller Migration Tool, avhenger av en rekke faktorer, for eksempel antall dokumenter som er flyttet, viktigheten av oppbevaring av versjonshistorikk, metadata og mer.
1. Filutforsker
For å flytte et dokument ved hjelp av File Explorer, åpner du både mål- og kildedokumentbibliotekene (spiller ingen rolle om det er det samme nettstedet). Å velge Filutforsker i rullegardinmenyen. Dette åpner en oppdagelsesvisning for hver av bibliotekene. Bruk dra og slipp for å flytte elementer mellom de to oppdagelsesvisningene.
Du kan flytte både mapper og filer og beholde innholdstyper hvis både kilde- og målplasseringen har definerte innholdstyper. Denne metoden beholder også egendefinerte metadata hvis både kilde- og målplasseringen er definert med de samme metadataene.
Prosessen er imidlertid manuell, og det er mer en kopi enn et trekk, noe som betyr at du må slette kildepostene etter flytting. Den beholder ikke versjonsloggen eller den opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper.
2. Gå til / Kopier til
Selv om det er nyttig og enkelt, Flytte til og Kopier til kommandoer er bare tilgjengelig på SharePoint Online. Dette alternativet lar deg flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destinasjon i SharePoint eller OneDrive. Velg filen og klikk på en av de to kommandoene. De Flytte til alternativet vil flytte dokumentet med metadata og versjonshistorikkbeskyttelse til en annen mappe i samme bibliotek, til et annet bibliotek eller til et annet sted.
Denne metoden er perfekt for sluttbrukere, siden den er enkel og grei. Den lar deg kopiere og flytte både filer og mapper. Det beste er at den beholder innholdstyper, tilpasset versjonshistorikk for metadata,ogdet opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper. De Kopiere å kommandere beholder imidlertid bare den nyeste versjonen - den viktigste ulempen er åpenbart det faktum at denne metoden er eksklusiv for SharePoint Online.
3. Administrer innhold og struktur
Hvis du aktiverer SharePoint Servers publiseringsinfrastrukturfunksjon, kan du se en Manage Content and Structure-lenke når du navigerer til Nettstedsadministrasjon . Ved hjelp av denne funksjonen kan du flytte / kopiere dokumenter. Dette er en av de beste hackene som hjelper deg med å flytte flere dokumenter samtidig mens du beholder versjonsloggen, opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper. Innholdstype og metadata beholdes også ved hjelp av denne metoden.
Du må imidlertid slå på publiseringsfunksjonen. Selv da vil du ikke kunne flytte flere mapper. Kanskje den største ulempen med denne metoden er at du må være en sideeier for å bruke den. Åh, og det fungerer bare på et enkelt nettsted.
4. Innholdsarrangør
Bare aktiver Content Organizer-funksjonen, og velg deretter rutingsreglene du vil bruke, og legg dokumentet du vil flytte til drop-off-biblioteket. Denne metoden lar deg også flytte dokumenter til et hvilket som helst annet nettsted. Det tar litt tid å konfigurere, men du trenger bare å gjøre det en gang. Det beholder også innholdstyper og tilpassede metadata.
Selv om den ikke beholder versjonsloggen og krever en administrator, har den en nyttig funksjon som lar deg dirigere dokumentet ditt til en mappe.
5. Migreringsverktøy for SharePoint
Microsoft vet at flytting av dokumenter i SharePoint kan være litt vanskelig. Dette er grunnen til at selskapet kom med gratis SharePoint Migration Tool . Dette verktøyet håndterer alt fra små til store migrasjoner som kan omfatte filer, mapper og til og med lister fra SharePoint-nettstedet ditt. Elementene flyttes til OneDrive eller SharePoint.
Den mest åpenbare fordelen med denne metoden er verktøyets evne til å håndtere store migrasjoner. Det er også veldig tilpassbart og beholder versjonshistorikk. Det er imidlertid ikke kompatibelt med SharePoint-versjoner før 2013. I motsetning til det er noen tredjeparts migreringsprodukter betydelig mer tilpassbare.
6. Tredjepartsprodukter
De fleste kvalitetsprodukter fra tredjeparter for migrering av dokumenter er ikke gratis, men de har en tendens til å prestere fantastisk, spesielt for store migrasjoner. De har en tendens til å være skalerbare og svært tilpassbare. De fleste av disse produktene er i stand til å beholde alt, inkludert innholdstyper, metadata, alle egenskaper og versjonshistorikk.
På den annen side koster denne metoden penger. Når du vurderer det faktum at du betaler for et verktøy som hjelper deg med å flytte dokumenter, vil du begynne å lure på hvorfor SharePoint ikke allerede har et brukervennlig alternativ. En annen ulempe her er at tredjepartsprodukter krever en administrator for å konfigurere og kjøre dem.
7. Tilpasset løsning
Til slutt kan du kode din egen tilpassede løsning via en rekke teknikker som REST API. Sluttbrukeren trenger ikke å rute noe, du kan tilpasse så mye du vil, og du kan sørge for at alt beholdes i dokumentene. På en annen side må du kunne kode og bruke litt tid på å skrive og vedlikeholde koden, noe som kan være spesielt vanskelig rundt tidspunktet for produktoppdateringer.
Velg metoden din
Det er enda flere metoder for å flytte dokumenter i SharePoint, men disse skal dekke de fleste av dine behov. Tenk på hva du trenger først, og snart vet du nøyaktig hvilken metode du skal bruke for hver.
Hvilken av disse metodene foretrekker du? Har du brukt mer enn en? Diskutere.
