Hvordan lage e-postpåminnelser basert på datoer fra Google Sheets

Google Sheets er en praktisk måte å organisere møter på, opprette oppgaver, sortere fakturaer og diverse andre data. Den er klar, funksjonsrik og kan deles med andre brukere.

Den eneste ulempen med dette verktøyet er at du ikke har en innebygd funksjon for å sende e-postpåminnelser om arket til deg selv eller andre brukere. Dette vil gjøre det mye lettere å holde oversikt over alle oppgavene og dataene dine.

Heldigvis tillater to metoder deg å sende e-postbaserte påminnelser. Les denne artikkelen for å finne ut mer om dem.

Sende påminnelser om hendelser - kombinere ark og kalender

Hvis du vil sende e-postpåminnelser til deg selv, er den enkleste måten å gjøre det ved å blande to forskjellige Google-verktøy - Google Sheets og Google Calendar. Dette krever ikke at du bruker noe skript. I stedet trenger du bare å eksportere data fra en app til en annen.

Metoden består av tre trinn - å opprette og eksportere data fra Sheets, importere dem til Kalender og aktivere e-postpåminnelser.

Trinn 1: Opprett og eksporter data fra ark

Hvis du vil eksportere data fra Sheets, må du opprette et hendelsesark og lagre det som en CSV-fil. For å gjøre filen gjenkjennelig i Google Kalender, bør du bruke et bestemt format. Følg bare disse trinnene:

1. Åpne dokumentet i Ark.
   
2. Verdiene til din første rad skal følge denne oversikten: A1: Emne, B1: Startdato, C1: Sluttdato.
   
3. Under overskriften 'Emne' bør du skrive inn tittelen på påminnelsen din. Start- og sluttdatoen skal være i MM / DD / ÅÅÅÅ-format.
   
4. Legg til så mange arrangementer du vil, samt start- og sluttdatoer.
   
5. Klikk på 'Fil' -menyen.
   
6. Hold musen over ‘Last ned.’ En ny meny skal vises.
   
7. Velg 'Kommaseparerte verdier'.
   
8. CSV-versjonen av arkfilen din blir lastet ned til PCen din.
   

Merk: De eneste obligatoriske overskriftene er 'Emne' og 'Startdato' for at listen skal kunne importeres. Hvis du vil legge til andre overskrifter, kan du se listen over tilgjengelige alternativer (gjenkjennelig av kalenderen) og deres rekkefølge på den offisielle Google-støtte side.

Trinn 2: Importer dokumentet til kalenderen

Når CSV-hendelsesarket er klart til å importeres, er det på tide å bytte til Google Kalender.

1. Åpne Google Kalender.
   
2. Klikk på Innstillinger-menyen (tannhjulikon).
   
3. Velg 'Innstillinger'.
   
4. Velg 'Importer og eksporter' fra menyen til venstre.
   
5. Velg 'Velg fil fra datamaskinen din' under 'Importer' -delen.
   
6. Naviger til den lagrede CSV-filen og klikk på 'Åpne'.
   
7. Trykk til slutt på 'Import' for å importere CSV-filen.
   

Hvis du ser en skjerm som sier at hendelsene er lagt til i kalenderen - gikk alt på skinner. Nå er det eneste som gjenstår å sette opp e-postvarsler for de aktuelle hendelsene.

Trinn 3: Konfigurere varsler og deling

Når du har konfigurert varsler, mottar du påminnelser om alle hendelsene du har eksportert fra Google Sheets direkte til e-posten din. Følg disse instruksjonene for å sikre at alt er riktig konfigurert:

1. Hold musen over navnet ditt under delen 'Mine kalendere' til venstre for kalenderskjermen.
   
2. Trykk på “mer” -ikonet (tre vertikale prikker) som vises ved siden av navnet ditt.
   
3. Klikk på “Innstillinger og deling.”
   
4. Sjekk om kontoen din er oppført under «Del med bestemte personer.» Hvis ikke, velg «Legg til personer» og legg til e-posten din.
   
5. Klikk på rullegardinmenyen 'Varsling' under delen 'Hendelsesvarsler'.
   
6. Velg ‘E-post’ i stedet.
   
7. Sett opp klokkeslett og dato mellom påminnelsen og hendelsen.
   

Nå sender kalenderen påminnelser om alle hendelsene du har oppført på Google Sheets. Husk at du kan legge til noe under kolonnen ‘Emne’. Du kan liste opp spesifikke oppgaver, bursdager eller andre ordninger, ikke bare arrangementer.

I tillegg bruker du alternativet 'Del med bestemte personer' som er nevnt ovenfor for å inkludere andre e-postmeldinger på listen. Disse brukerne får de samme påminnelsene via e-post for de spesielle arrangementene.

Bruk Legg til påminnelser

Den andre måten å sende e-postpåminnelser via Google Sheets, er å bruke et bestemt tillegg. Denne metoden er noe enklere, og det krever bare at du setter opp utvidelsen som vil gjøre alt annet automatisk.

Slik konfigurerer du tilleggsprogrammet:

1. Klikk på fanen “Tillegg” øverst på skjermen.
2. Velg 'Få tillegg.'
3. Skriv inn ‘Legg til påminnelser’ i søkefeltet.
   
4. Klikk på ikonet for 'Legg til påminnelser' og velg 'Installer.' Tillat tillatelser hvis du blir bedt om det, og vent til appen installeres.
5. Gå til 'Tillegg' -fanen igjen og hold markøren over 'Legg til påminnelser' -menyen.
6. Velg ‘Konfigurer / rediger påminnelser.’
   

Utvidelsen vil gi kolonner for Task, Assignee, CC (valgfritt) og Deadline. Under 'Oppgave' kan du legge inn en kort instruksjon, e-postmeldingen går under 'Tilordner', mens datoen går under 'Frist.'

Hvis du vil sende flere påminnelser for fristdagen, kan du justere den manuelt i menyen til høyre.

Videre, hvis du trenger å legge til mer innhold i påminnelsen din, kan du klikke på alternativet ‘Tilpass e-post sendt 'og skrive inn den ekstra informasjonen.

Utvidelsen sender e-postene automatisk når den tid kommer, og du kan endre oppgavebeskrivelser, mottakere og datoer mens du er på farten.

Vær forsiktig med påminnelser om tillegg

Å bruke tillegget 'Legg til påminnelse' er en mer praktisk og enklere måte enn 'eksport / import' -metoden, men krever samtidig mer oppmerksomhet.

hvordan du forlater en uenighetsgruppe

Siden påminnelsene sendes automatisk, er det en sjanse for at du sender feil oppgave til feil mottaker før du har sjansen til å løse den. Dette kan unngås og vanligvis ufarlig, men du bør likevel være oppmerksom på hvem som mottar hva.

Hvilken metode anser du bedre? Hvorfor? Del dine synspunkter i kommentarfeltet nedenfor.