De fleste moderne virksomheter stole på e-post for kommunikasjon. Å miste tilgang til e-post, eller verre hele e-postkontoer, kan være ødeleggende. Sikkerhetskopiering av Outlook-e-post er en av de beste måtene å få litt ro i å vite at e-postene er lagret på flere steder på enheten din og ikke kan gå tapt lett.
I denne artikkelen forklarer vi hvordan du sikkerhetskopierer Outlook-e-post på noen forskjellige måter.
hvordan du sletter alle bilder fra icloud
Hvordan sikkerhetskopiere og eksportere alle Outlook-e-poster
En av de raskeste måtene å sikkerhetskopiere alle Outlook-e-postene dine er å bruke det integrerte .pst-filformatet. Microsoft Outlook og Microsoft Exchange bruker utelukkende PST-filer til å lagre e-post, kontaktinformasjon og adresser og kalenderhendelser. En statisk PST-fil kan brukes som sikkerhetskopi for dine nåværende Outlook-e-postmeldinger og kontaktinformasjon, og Outlook vil kunne få tilgang til den selv uten frakobling.
Slik sikkerhetskopierer du e-postene dine til en PST-fil:
- Åpne Outlook, og trykk deretter på File.
- Velg Åpne og eksporter i menyen.
- Klikk på Importer / Eksporter-knappen.
- Systemet kommer tilbake til hovedskjermbildet i Outlook og åpner Import / Export-veiviseren for å veilede deg gjennom eksportprosessen.
- I veiviseren velger du Eksporter til en fil fra listen, og klikker deretter Neste.
- Velg Outlook-datafil (.pst) når du blir bedt om å velge en filtype, og klikk deretter Neste.
- Du blir deretter bedt om å velge mappene du vil eksportere. Du kan velge e-postkontoen din for å eksportere alle mappene som er tilknyttet den, inkludert kontakter og kalenderdata. Klikk på Neste når du er fornøyd med valget ditt.
- Velg adressebanen sikkerhetskopifilen er lagret i. Husk banen slik at du får tilgang til den senere.
- Det er lurt å endre navnet på filen (siste del av banen). Som standard er det backup.pst.
- Hvis du lagrer sikkerhetskopifilen i standardstien, velger du om du vil ha dupliserte elementer.
- (Valgfritt) Du kan gå tilbake til hvilken som helst av de forrige dialogene, kanskje for å endre mappevalg, ved å bruke Tilbake-knappen.
- Trykk Fullfør for å starte eksportprosessen.
- Outlook vil be deg om å opprette et passord. Dette kan være viktig av sikkerhetsgrunner, men du trenger ikke å oppgi passord.
- Du finner den utpakkede filen på stedet du spesifiserte for filstien. Du kan nå flytte eller kopiere filen andre steder.
Hvordan få tilgang til eksporterte Outlook-e-poster
Når du har eksportert filene, lurer du kanskje på hvordan du får tilgang til dem senere. Outlook gjør det enkelt å åpne sikkerhetskopier og gjenopprette e-postene dine til det lagrede tidspunktet. Dette er hva du trenger å gjøre:
- Finn sikkerhetskopifilen. Legg merke til plasseringen og filstien.
- Åpne Outlook.
- Trykk på File, og klikk deretter på Open & Export.
- Velg Åpne Outlook-datafil i menyen til høyre.
- Dette åpner File Explorer. Gå til sikkerhetskopifilen. Klikk på den, og velg deretter Åpne.
- Systemet vil returnere deg til hovedskjermbildet i Outlook.
- På navigasjonsmenyen til venstre, bla ned til du ser Outlook-data. Denne kategorien inneholder elementene hentet fra sikkerhetskopifilen.
- Kategorien bevarer de originale formaterings- og mappesystemene.
- Du kan dra og slippe e-postmeldinger for å flytte dem til andre filer.
Nå har du tilgang til sikkerhetskopierte e-postmeldinger.
Hvordan raskt lagre en enkelt Outlook-e-post
Noen ganger vil du ikke bry deg med å lagre alle e-postmeldinger og åpne Outlook på nytt når du bare trenger en eller noen få spesifikke e-poster. Heldigvis er det noen få raske løsninger for å lagre en enkelt e-post fra Outlook.
Metode 1 - Lagre direkte i en mappe
- Åpne Outlook.
- Åpne File Explorer og naviger til der du vil lagre e-postmeldingen. Du må kanskje sette både Outlook og File Explorer i vindusmodus og flytte dem rundt for lettere tilgang.
- Dra e-postmeldingen du vil lagre fra Outlook til mappen.
- Outlook lagrer automatisk e-posten i et Outlook-vareformat.
- Dobbeltklikk den lagrede e-postmeldingen for å åpne den i Outlook.
Metode 2 - Lagre som TXT eller HTML
- Åpne e-postmeldingen du vil lagre i Outlook.
- Velg Fil, og velg deretter Lagre som.
- File Explorer vil dukke opp. Velg stien der du vil lagre e-postmeldingen. Nederst i File Explorer klikker du på pilen ved siden av Save as type. Velg kun tekst for å lagre i .txt-format eller HTML for å lagre e-posten som en .html-fil.
- Når den er lagret, kan du få tilgang til e-posten med teksteditoren (for eksempel Notisblokk) hvis den er i .txt, eller nettleseren din hvis den er lagret som .html.
Hvis du lagrer e-postadressen på denne måten, bevares ikke vedlegg, så sørg for å laste dem ned, gi dem navn om nødvendig og lagre dem ved siden av e-postadressen for senere tilgang.
Metode 3 - Bruk skjermopptak for å lagre et bilde
Du kan også bruke programvare for skjermopptak for å lagre innholdet i e-posten som et bilde. Denne metoden kan være nyttig for å referere til e-postens innhold i andre kommunikasjonsskjemaer, ettersom bilder enkelt festes til e-post og andre meldinger.
Hvis du bruker Windows, kommer nyere versjoner med forhåndsinstallert programvare for skjermopptak, kalt Snipping Tool (på eldre enheter) og Snip & Sketch. Alternativt kan du bruke Print Screen-knappen på tastaturet, og deretter lime inn bildet i Paint.
For Mac-enheter er prosessen lik. Bruk snarveien Ctrl + Command + 4 for å åpne den integrerte skjermbildefunksjonen, og dra deretter markeringen for å dekke et område over e-postmeldingen for å lagre det.
For Linux kan du finne en utvalg av programvare for skjermopptak tilgjengelig for nedlasting, som kan brukes til å lagre e-postmeldingen som et bilde. Alternativt har GNOME-baserte modeller et integrert skjermbildeverktøy i Programmer> Tilbehør-menyen. Noen Linux OS-versjoner vil svare på Print Screen-knappen på tastaturet, omtrent som i Windows-systemer.
Hvordan eksporterer jeg alle e-postadresser i Outlook?
Hvis du vil eksportere kontaktlisten din (som inneholder e-postadressene til kontaktene dine samt annen informasjon), kan du bruke trinn som ligner på hvordan du eksporterer e-postene. Kontaktinformasjon kan imidlertid lagres i et annet filformat som er mer brukervennlig og kan åpnes i Excel for rask manipulering og redigering. Dette er hva du trenger å gjøre:
- Åpne Outlook.
- Velg Fil> Åpne og eksporter> Import / eksport.
- Velg Lagre som en fil i veiviseren for import / eksport.
- Velg kommaseparerte verdier (.csv) når du blir bedt om å velge en filtype.
- I mappen Valg av meny velger du Kontakter-mappen under kontoen din.
- Bekreft filstien, eller endre den etter behov. Navngi filen som ønsket.
- Trykk Fullfør for å starte eksportprosessen.
- Import / eksport-dialogen lukkes når prosessen er fullført.
Den eksporterte .csv-filen kan åpnes i Excel. Det viser et stort bord med kontaktinformasjon. Du vil sannsynligvis ha mange tomme celler, og dette er helt normalt. Du kan bruke Excel til å redigere dataene, selv om det å legge inn ekstra innhold kan gjøre det uleselig for Outlook hvis du trenger å importere filen senere.
windows 10 feil minne_administrasjon
Du kan bruke denne filen på en annen enhet eller e-posttjeneste for å importere kontaktinformasjon.
Hvordan lagrer jeg flere Outlook-e-poster på datamaskinen min?
Hvis du vil lagre mer enn en e-post om gangen, men ikke trenger hele e-postbiblioteket ditt, er det en måte å velge noen e-postadresser du vil lagre samtidig. Dette er hva du trenger å gjøre:
- Åpne Outlook.
- Velg e-postmeldingene du vil lagre. Hold Ctrl og klikk på e-post for å velge dem en om gangen, eller hold nede Skift for å velge en gruppe e-poster mellom første og andre klikk.
- Gå til Fil> Lagre som.
- I dialogboksen går du til mappen du vil lagre e-postene i, navngir filen slik du vil, og velger Bare tekst som formatet du vil lagre i.
- Outlook lagrer alle e-postmeldingene som er valgt i en enkelt .txt-fil. Du kan bruke teksteditoren din til å få tilgang til dem.
Hvis du vil lagre dem i separate .txt-filer, må du lagre hver e-post separat. Ytterligere Outlook-plugins tilgjengelig online kan utvide denne funksjonen for å lagre e-post i separate .txt eller alternative filformater.
Et nytt blikk på Outlook
Med Outlooks integrerte eksportfunksjon kan du sikkerhetskopiere og gjenopprette e-post i tilfelle du mister tilgang til e-postkontoen din, enten på grunn av tapt passord eller hacking. Med online kommunikasjon som er så utbredt, kan du ta noen minutter av tiden din til å sikkerhetskopiere e-post regelmessig, og du kan spare hodepinen ved å krype over tapte filer.
Hvor ofte eksporterer du Outlook-e-post? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
