Teamadministrasjonsapper er gode for å holde alle på laget på samme side når det gjelder organisering. Med Asana kan ledere effektivt distribuere oppgaver og legge til gjestemedlemmer for å støtte team for å gi en ekstra arbeidsstyrke til sine viktige prosjekter.
Enten du leder et team eller bare er medlem, vil vi fortelle deg alt om å mestre prosjektledelse og hvordan du kan legge til gjester i organisasjonen eller teamet ditt i Asana. Les videre for å finne ut mer.
Hvordan legge til gjester i Asana
Asana tillater selskaper å legge til nye medlemmer, selv om de ikke har et e-postdomene. Denne funksjonen er nyttig for å legge til nye samarbeidspartnere til bestemte oppgaver eller legge til kunder for å følge fremdriften din. Gjestestatusen tillater alle uten e-post med et organisasjonsdomene å bli organisasjonsgjest.
Administratorer av organisasjoner i Asana er menneskene som har autorisasjon til å invitere og legge til gjester. De kan bestemme hvem som kan legge til nye medlemmer ved å velge om bare administratorer, organisasjonsmedlemmer eller alle kan invitere nye mennesker til teamet.
Slik inviterer du gjester fra administrasjonskonsollen:
- Åpne Asana og klikk på Members-knappen øverst til høyre.
- Trykk på knappen Inviter medlemmer.
- Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere.
- Fra rullegardinmenyen velger du prosjektet du vil tilordne dem til.
- Bekreft ved å klikke Send.
Her er trinnene for å invitere noen til å bli med i et prosjekt:
- Åpne Asana og prosjektet der du vil invitere nye gjester.
- Klikk på Medlemmer-ikonet, så åpnes et vindu for delingsprosjekt.
- Du kan invitere nye teammedlemmer eller gjester ved å skrive inn navnet eller e-postadressen.
Hvordan invitere folk til organisasjonen din
Den enkleste måten å invitere nye medlemmer eller gjester til prosjektene dine er å sende dem en delbar invitasjonskobling. Asana-brukere kan dele disse koblingene på mange kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-post eller til og med via tekstmelding. Delbare lenker er gode for å invitere nye medlemmer, og e-post er best for gjester.
Hvis du vil invitere noen til et prosjekt, er det du trenger å gjøre:
- Åpne Asana.
- På venstre sidefelt finner du prosjektet du vil dele.
- Klikk på Del-knappen øverst til høyre.
- Velg om du vil invitere noen via e-post eller en lenke som kan deles.
- Kopier lenke for å dele prosjektet.
Hvis du vil invitere noen til teamet, kan du gjøre det slik:
- Åpne Asana.
- Klikk på teamets navn.
- Trykk på Inviter-knappen.
- I popup-vinduet bestemmer du om du vil invitere medlemmer ved hjelp av e-post eller en lenke.
Ytterligere vanlige spørsmål
Kan du holde prosjekter og oppgaver private i Asana?
Ja, du har full kontroll over alle prosjektene dine i Asana, og du kan bestemme statusen deres. Tillatelseskontroll gjør at du kan holde øye med alle opplysningene og dens synlighet for organisasjonsmedlemmene. Hver enkelt kan bestemme om de bare vil dele noe med teamet og samarbeidspartnere eller med alle andre i organisasjonen.
hvordan du finner alle uleste e-poster i gmail
Hvis oppgaver er en del av et privat prosjekt, er deres synlighet begrenset til bare samarbeidspartnere som jobber direkte med prosjektet og dets oppgaver. Hver samarbeidspartner kan se oppgaven eller underoppgavene sine, men de har ikke tilgang til andres oppgaver, selv om de er i samme organisasjon.
Noen ganger, når du vil at spesifikk informasjon skal være blant noen få teammedlemmer, kan du merke disse prosjektene som private eller til og med bare kommentarer. Når du har angitt at oppgavene dine skal være offentlige, blir de tilgjengelige for alle fra organisasjonen eller teamet ditt.
Når du bestemmer deg for å endre prosjektets personvern, er det dette du må gjøre:
• Klikk på + i øvre høyre hjørne.
• Der ser du alle medlemmer og gjester i teamet ditt, og på toppen ser du Make Private.
• Når du klikker på Make Private, blir prosjektet ditt bare tilgjengelig for teammedlemmer.
Alternativt, hvis du vil endre statusen til en oppgave til privat, er det du trenger å gjøre:
• Åpne en oppgave i Asana.
• Klikk på Gjør privat i øvre høyre hjørne.
• På denne måten er oppgaven privat for bare deg og andre samarbeidspartnere å se.
• Fjern alle samarbeidspartnere nederst på siden hvis du vil ha denne oppgaven privat.
Kan du legge til både medlemmer og gjester i samme prosjekt?
Du kan faktisk legge til både medlemmer og gjester i det samme prosjektet. Når de er i samme team, vil de kunne se hverandres navn og samhandle mer. Hvis to gjester for tiden ser på hverandre som en privat bruker, betyr det at de ikke jobber med det samme prosjektet eller ikke er på samme team. Når de er tildelt det samme prosjektet, blir navnene deres synlige.
Medlemmer har lov til å invitere gjester til organisasjonen, men administratorer er de som tar de endelige beslutningene. Selvfølgelig kan et medlem bare legge til gjester i prosjekter de jobber med, og administratoren kan legge dem til alle aktive prosjekter, så vel som skjulte.
Kan du ha flere tildelte i Asana?
Foreløpig er det ikke mulig å ha flere rettighetshavere i Asana. Bare én person kan tildeles en oppgave, ettersom de er ansvarlige for at den er fullført.
En måte å dele en oppgave mellom forskjellige mennesker på er å legge til en eller flere deloppgaver, der du enkelt kan sløyfe inn flere samarbeidspartnere. En annen måte er å bruke alternativet Tilordne kopier og få flere til å jobbe med kopiene til den samme oppgaven.
Integreres Asana med lag?
Asana og Microsoft Teams har laget et vellykket teamledelsesverktøy. Ved å bruke Asana for Microsoft Teams kan teamene samarbeide mer effektivt. Innenfor denne integrasjonen kan du bruke Teams til å snakke med samarbeidspartnere og Asana for å distribuere oppgaver.
Slik integrerer du deg:
• Følg Asana-oppgaver, prosjekter og oppdateringer i Teams.
• Bruk team til å søke etter prosjekter i Asana.
• Lag egendefinerte varsler som fungerer på begge plattformene.
• Tilpass alle varslingsinnstillingene dine.
• Bruk alle Microsoft Office-filer og legg dem til Asana-prosjekter og oppgaver.
• Bruk OneDrive til å lagre alle viktige data for Asana-oppgaver og prosjekter.
Hva kan gjestene gjøre i Asana?
Gjestene kan ikke ha samme tilgangsnivå som organisasjonsmedlemmene. Videre vil de bare kunne se informasjonen eller filene som er spesifikt delt med dem eller i en gruppe de er i. Gjestene kan se oppgaver, prosjekter og offentlige prosjekter som har blitt delt med dem, men ikke har tillatelse til å redigere dem.
Betalte funksjoner er tilgjengelige, men når det gjelder å opprette, redigere eller til og med slette egendefinerte felt, vil det være umulig hvis du er gjest i Asana.
Slik får du tilgang til gjester:
• Gjestene kan ikke bli medlemmer av gruppen
• Gjestene kan ikke bli gruppemedlemmer uten å endre e-postadressen
• Gjestene kan ikke bla gjennom andre lag eller få tilgang til forskjellige grupper i organisasjonen
Hva betyr det å være gjest i en organisasjon?
Gjestene er brukere som ikke har en offisiell e-postkonto fra selskapet. De får en invitasjon til å hjelpe teamet med ett eller flere prosjekter tilgjengelig. Med gjestestatus kan du kommunisere med klienter, kunder eller andre som jobber med prosjektet. Innenfor organisasjonen kan du imidlertid bare se hva andre har delt med deg.
I Asana kan gjester legge til eller redigere verdier i prosjektet eller oppgaven, men de kan ikke slette dem eller opprette nye. I tillegg har de tilgang til alle premium-funksjonene du lar dem bruke, bortsett fra tilpasset feltadministrasjon.
Kan gjestene se hverandre?
Gjestene kan bare se hverandre hvis de jobber sammen om minst ett prosjekt. Ellers ser de andre som private brukere. På denne måten sørger organisasjonen for at de ikke kan se navnene sine med mindre de jobber med noe sammen.
Hva er forskjellen mellom et gjest og et medlem med begrenset tilgang?
Gjester og medlemmer med begrenset tilgang (LAM) er begge nederst på bedriftens stige. I hovedsak er LAM allerede en del av organisasjonen, mens Gjester er midlertidige teammedlemmer. Selvfølgelig, hvis en gjest viser talent og tilfredsstillende resultater, kan de bli et LAM eller til og med et medlem.
hvordan du tømmer bilder på mac
Selv om gjestene ikke deler selskapets domene og ikke teller i Asana-planen, har LAM-er en e-postadresse og et antall seter i et selskap. Gjestestatus eksisterer bare i organisasjoner og LAM-er som er en del av både organisasjoner og arbeidsområder i Asana.
Hold deg alltid på sporet
Håndtering av team er ikke en enkel oppgave, men verktøy som Asana kan hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden og opprette funksjonelle team som leverer i tide. Utstyrt med et bestemt verktøy som lar administratorer legge til medlemmer, gjester og avvise teammedlemmer med noen få klikk, er det et uunnværlig verktøy for ethvert profesjonelt selskap.
Forhåpentligvis har vi hjulpet deg med å forstå hvordan Asana fungerer og hvordan du får mest mulig ut av det. I tillegg vet du nå hvordan du legger til gjester i teamet ditt og administrerer alle prosjektenes synlighet.
Liker du å bruke Asana? Har du brukt den med Microsoft Teams?
Fortell oss mer om det i kommentarfeltet nedenfor.
